مرحله 1: هدف ایمیل را تعریف کنید

• • • هدف ایمیل را در قسمت موضوع و جمله ابتدایی به وضوح بیان کنید.
    • در مورد چیزی که در مورد آن بازخورد می‌خواهید، مانند محصول، خدمات یا ایده، دقیق باشید.

  

مرحله ۲: محترمانه و حرفه ای باشید

• از لحن رسمی استفاده کنید و از استفاده از زبان عامیانه یا محاوره خودداری کنید.
• گیرنده را با عنوان و نام خانوادگی خطاب کنید، مانند “دکتر اسمیت عزیز” یا “خانم جانسون عزیز.”
• از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است گیرنده متوجه آنها نشود، خودداری کنید.

مرحله 3: زمینه را ارائه دهید

• به طور خلاصه دلیل جستجوی بازخورد را توضیح دهید، مانند “ما به دنبال بهبود خدمات مشتری خود هستیم” یا “ما می خواهیم تجربه شما را در مورد محصول خود درک کنیم.”
• اطلاعات پس‌زمینه یا زمینه‌ای را ارائه دهید که ممکن است با بازخوردی که به دنبال آن هستید مرتبط باشد.

مرحله 4: سؤالات خاص بپرسید

• سوالات خاص و هدفمندی را بپرسید که با هدف ایمیل مرتبط است.
• از پرسیدن سؤالات باز که ممکن است خیلی گسترده یا ذهنی باشند اجتناب کنید.
• از نقاط گلوله یا فهرست‌های شماره‌دار استفاده کنید تا درک و پاسخ به سؤالات برای گیرنده آسان باشد.

مرحله 5: واضح و مختصر باشید

• ایمیل خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
• از به کار بردن کلمات یا عبارات غیر ضروری که به محتوای ایمیل اضافه نمی کنند، خودداری کنید.
• از صدای فعال استفاده کنید و از صدای غیرفعال خودداری کنید.

مرحله 6: شامل یک تماس برای اقدام

• به وضوح بیان کنید که می‌خواهید گیرنده با بازخورد چه کاری انجام دهد، مانند «لطفاً بازخورد خود را با پاسخ دادن به این ایمیل ارائه دهید» یا «لطفا نظرسنجی پیوست را پر کنید».
• مهلتی برای پاسخگویی به گیرنده ارائه دهید.
• درصورتی‌که گیرنده سؤالی دارد یا نیاز به توضیح دارد، اطلاعات تماس خود را وارد کنید، مانند آدرس ایمیل یا شماره تلفن.

نکات:

1. در سؤالات خود مشخص و هدفمند باشید: سؤالات خاص و مرتبطی بپرسید که پاسخ دادن به آنها برای گیرنده آسان باشد.
2. مختصر نگه دارید: ایمیل خود را کوتاه و دقیق نگه دارید و از کلمات یا عبارات غیر ضروری خودداری کنید.
3. استفاده از صدای فعال: از صدای فعال برای جذاب‌تر کردن و خواندن آسان‌تر ایمیل خود استفاده کنید.
4. محترم باشید: از لحن رسمی استفاده کنید و از استفاده از زبان عامیانه یا محاوره خودداری کنید.
5. ارائه زمینه: اطلاعات پس زمینه یا زمینه ای را ارائه دهید که ممکن است به بازخوردی که به دنبال آن هستید مربوط باشد.
6. استفاده از نقاط گلوله یا فهرست‌های شماره‌دار: از نقاط گلوله یا فهرست‌های شماره‌دار استفاده کنید تا درک و پاسخ به سؤالات برای گیرنده آسان باشد.
7. از سؤالات باز پرهیز کنید: از پرسیدن سؤالات باز که ممکن است خیلی گسترده یا ذهنی باشند اجتناب کنید.
8. هدف ایمیل را به وضوح بیان کنید: هدف ایمیل را در قسمت موضوع و جمله ابتدایی به وضوح بیان کنید.
9. از لحن حرفه‌ای استفاده کنید: از لحن حرفه‌ای استفاده کنید و از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است گیرنده آن را متوجه نشود اجتناب کنید.
10. شامل یک فراخوان برای اقدام: به وضوح بیان کنید که می‌خواهید گیرنده با بازخورد چه کاری انجام دهد، مانند «لطفاً بازخورد خود را با پاسخ دادن به این ایمیل ارائه دهید».
11. مهلت تعیین کنید: مهلتی برای پاسخگویی به گیرنده ارائه دهید.
12. از یک موضوع واضح و مختصر استفاده کنید: از یک موضوع واضح و مختصر استفاده کنید که به طور دقیق محتوای ایمیل را منعکس کند.
13. استفاده از دستور زبان و املای مناسب: از دستور زبان و املای مناسب استفاده کنید تا مطمئن شوید که ایمیل شما حرفه ای و خواندنی است.
14. ایمیل خود را تصحیح کنید: ایمیل خود را تصحیح کنید تا مطمئن شوید که بدون خطا و درک آن آسان است.